Terminplanung und Werbung

Wiederholungs-Veranstaltungen haben feststehende (z.B. monatliche oder jährliche) Termine. Wer nicht über eigenes Gelände/Bauten verfügt, schließt Überlassungsverträge mit den Besitzern ab.

Neue oder unregelmässige Veranstaltungen im Nahbereich von Traditionsveranstaltungen werden sinnvollerweise zu anderen Terminen geplant, ausser es soll bewußt eine Alternative geboten werden.

Planungshilfe und Werbung bieten regionale und überregionale Internet-Veranstaltungskalender. Termininformationen werden den Betreibern frühzeitig zugeschickt. Dies gilt auch für eventuelle spätere Informationen zu Terminverschiebungen oder für ersatzlose Ausfälle.
 
Eigene Termine werden auf Homepages von Veranstaltern und/oder Bands bekanntgegeben und/oder mit Flyers und anderen Arten von Print- und E-Medien oft Monate und bis zu einem Jahr im voraus beworben.

Ist Ankündigung/Werbung in regionalen Zeitungen und Sendern erwünscht, werden den entsprechenden Redaktionen ausreichend vorher alle Informationen zusammen mit einer Einladung zum Besuch übermittelt.

Die häufigste Art der Werbung sind Flyers.

Sie werden traditionell als Papierversion im DIN-A-5- oder -3-Format bei vorausgehenden eigenen oder ähnlichen Veranstaltungen der Region von Helfern auf Tischen ausgelegt. Ausser den nötigen Informationen zur beworbenen Veranstaltung enthalten sie zum Teil auch Firmenwerbung für Unternehmen/Sponsoren aus der Umgebung. 
 
Seit Einzug des Internets in den privaten Bereich wurde das Versenden der Flyer per Post an Stammbesucher und andere Clubs der Umgebung zum Teil durch Versendung an E-Mail-Verteiler ersetzt.

Zum Teil werden Poster im Veranstaltungs-Stadtgebiet ausgehängt/aufgestellt. Dies bedarf der Genehmigung der jeweiligen lokalen Ordnungsbehörde, und es sind besondere Auflagen (z.B. Mindestentfernungen zu Strassenkreuzungs-Bereichen) zu erfüllen.